Word ile şablon oluşturulması ve kullanılması

Tez, makale, resmi yazışma gibi belli şekillerde biçimlendirilmiş başlık ve metin kısımları yukarıda anlatıldığı gibi başlık ve metin stillerini düzenleyerek oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz belgeyi başkalarıyla paylaşırsanız, onlar da tanımladığınız stilleri kullanan başka örnekler oluşturabilirler, ama sizin belgenizdeki içerikleri değiştirmek zorunda kalacaklardır.

Sizin belgenizdeki içerikleri değil de, yalnızca tanımladığınız stilleri kullanabilsinler istiyorsanız, belgenin metin içeriğini kendiniz silip, boş metni onlarla paylaşabilirsiniz. O zaman, aynı türden belge oluşturmak isteyen bir kişi bu boş belge kopyasından başlayıp, kendi istediği içeriği ekleyecektir.

Bu boş belge örneği kaybolmasın, aranmadan da bulunabilsin isteyenler, onu “şablon” (template)  olarak saklayıp, işletim sisteminde Word için şablonların saklandığı klasöre koyabilirler. O zaman Word uygulamasıyla yeni bir belge yaratıldığında, yeni belge için özelleşmiş şablonlardan biri seçilip şablon ile tanımlanmış stiller kullanılabilir.

Şablon Kaydetme

Bir belgeyi şablon olarak saklamak için tek yapmanız gereken, “Dosya” (File) menüsü altında “Farklı Kaydet” (Save As) seçeneğini tıklamak, dosya saklama diyalogunda “Kayıt Türü” (Save As Type) seçeneklerinden “Word şablonu” seçmektir (Word sürümüne göre, “.dot” veya “.dotx”).

Word 2003’e (dahil) kadar, bir belgeyi şablon olarak saklamanız durumunda, Word bu belgeyi kendiliğinden şablonların bulunması gereken sistem klasörüne kaydederdi. Word 2007’den beri, şablonun saklanacağı klasör işletim sistemine bağlıdır, ama klasörlerin yerini ezberlemek yerine, dosya saklama diyalogunun sol bölmesinde, dosya sisteminin en üstünde, “Word” adlı özel klasörü seçmeniz yeterli olacaktır; sağ panelde göreceğiniz “Şablonlar” (Templates) klasörünü açıp, yeni şablonu oraya kaydedebilirsiniz. Windows işletim sistemlerinden hangisini kullandığınıza bağlı olarak, bu seçenekler biraz farklı olabilir, ama şablon klasörünü bulmakta zorlanmayacağınıza eminiz.

Şablona Dayalı Dosya Yaratma

Araç çubuğu veya şeritteki bir kısayol düğmesini tıklarsanız, Word otomatik olarak her zaman standart kabul ettiği “Normal” adlı şablona dayalı bir dosya yaratır. Bunun yerine “Dosya” (File) menüsünden “Yeni” (New) seçeneğini tıklayarak yeni bir dosya oluşturursanız, size kendi hazır şablonlarının bir listesini sunar. Bu seçenekler arasında kendi oluşturduğunuz şablonlar “Şablonlarım” kategorisi altında bulunabilir.

Şunu önemle belirtelim ki, şablonların yalnızca stil tanımları içeren boş dosyalar olmaları gerekmez. Bir tez, makale veya resmi yazışma belgesi oluşturmak için tasarladığınız şablonda, bu türden bir belgede mutlaka olması gereken başlıkları önceden yazıp koyabilirsiniz. Belge oluşturulurken, son kullanıcı bu önceden konmuş başlıklar ve diğer metin parçalarının aralarında istediği içeriği koyacaktır. Hatta bir kalite yönetim programı çerçevesinde kullanılacak belge formatları hazırlıyorsanız, kendi eklemiş olduğunuz standart metin parçalarını korumalı da yapabilirsiniz. O zaman son kullanıcı değişmemesi gereken bu metinleri bozamayacaktır.